Em 2017, cerca de 37% das casas vendidas foram adquiridas por compradores que não residem nos imóveis — uma porcentagem que inclui o número crescente de proprietários de imóveis para alugar no país.
Mas embora os proprietários desempenhem um papel mais substancial no actual mercado imobiliário dos EUA, isso nem sempre significa que todos os proprietários sejam imediatamente especialistas. É preciso muita prática e autodisciplina para realmente ter sucesso neste setor. E muitas vezes, isso começa com um sistema infalível para se manter organizado. Se você é novo no gerenciamento de propriedades ou simplesmente deseja ampliar seus esforços, aqui estão algumas dicas essenciais de organização que você deve manter em mente.
Obtenha todos os acordos por escrito
Você ficaria surpreso com a quantidade de proprietários (mesmo os experientes) que se esquecem de registrar acordos importantes por escrito. Embora todos os administradores de propriedades esperem que seus inquilinos sejam confiáveis, você precisa fazer todos os esforços para se proteger contra possíveis consequências legais. Acordos verbais nem sempre são adequados, então adquira a prática de documentar tudo por escrito. Isso significa que você deve sempre seguir os procedimentos adequados para alugar um imóvel e notificar os inquilinos quando surgirem problemas.
Na era digital, os e-mails e as mensagens de texto também desempenham um papel importante na manutenção de registos claros, tal como os documentos impressos e assinados. É importante guardar todos os registros de comunicação para evitar mal-entendidos, garantir a satisfação do inquilino e refutar qualquer caso de negligência no futuro.
Mantenha um sistema de arquivamento
Você não pode manter todas as suas propriedades e inquilinos em ordem (ou esperar declarar seus impostos adequadamente a cada ano) sem um sistema de arquivamento fenomenal. Quando você é responsável por tantas coisas, não pode perder todo o seu tempo procurando papéis perdidos. Para evitar isso, os arquivos devem sempre incluir cópias originais de aluguéis e pedidos de aluguel, relatórios de inspeção, informações de inquilinos, fotocópias de cheques de aluguel, contratos de serviços e faturas, avisos de inquilinos, registros de melhorias de propriedade, fotos de propriedades, contas de serviços públicos, escrituras de propriedade, apólices de seguro. , contratos de hipoteca e quaisquer documentos fiscais necessários. Certifique-se de atualizar esses arquivos regularmente e mantê-los separados para evitar confusões.
Use a tecnologia a seu favor
Manter um registro físico em papel é importante, mas isso não significa que você deva rejeitar os avanços tecnológicos que podem facilitar seu trabalho. Dados do Pew Research Center mostram que mais americanos estão alugando imóveis agora do que em qualquer outro momento nos últimos 50 anos, então qualquer coisa que você possa fazer para agilizar o processo será um alívio bem-vindo. Você pode usar a tecnologia para realizar verificações de antecedentes e de crédito, preparar sua declaração de imposto de renda, manter registros de problemas de pagamento e organizar planilhas. Há até mesmo softwares gratuitos para proprietários que ajudam a gerenciar todo o processo do início ao fim.
Facilite as solicitações de manutenção
Como proprietário, você tem a responsabilidade legal de manter um imóvel seguro e higiênico. Você deve agir com diligência e cuidado , o que significa que precisa identificar problemas potencialmente prejudiciais e tomar medidas para corrigi-los prontamente. Quando os inquilinos podem enviar suas solicitações com facilidade e sabem que elas serão atendidas prontamente, você aumenta a satisfação deles e evita problemas legais.
Se você administra um grande prédio de apartamentos com vários inquilinos, considere manter uma prancheta de 11x17 polegadas com os pedidos de manutenção e o registro de serviços realizados logo no hall de entrada. Como alternativa, você pode criar um sistema digital que permita aos inquilinos enviar solicitações online e receber atualizações sobre a conclusão dos serviços. Sistemas como esses podem ajudar a acompanhar as tarefas prioritárias e evitar cobranças indevidas de aluguel.
Quando você gerencia diversas propriedades, é difícil acompanhar todas as partes móveis. Mas para ter sucesso em sua área, talvez você precise melhorar seus esforços organizacionais. Seguindo essas dicas, você poderá subir na hierarquia e lidar com um grande número de inquilinos com facilidade.
